Comment rédiger un état des lieux conforme en 2026
Chaque année, des milliers de litiges entre propriétaires et locataires naissent d’un état des lieux mal rédigé. Pas d’un mauvais locataire. Pas d’un mauvais propriétaire. D’un document incomplet, signé trop vite, sans les bonnes mentions.
Un état des lieux bien fait protège les deux parties. Un état des lieux bâclé coûte cher à tout le monde.
Ce que dit la loi
Depuis la loi ALUR de 2014, l’état des lieux est obligatoire à l’entrée et à la sortie pour toute location d’habitation (résidence principale). Son contenu minimal est défini par le décret n°2016-382 du 30 mars 2016.
Il doit être établi contradictoirement — c’est-à-dire en présence du locataire et du bailleur (ou de leurs représentants) — et signé par les deux parties. Un état des lieux non contradictoire peut être contesté.
Les mentions obligatoires
Un état des lieux conforme doit contenir :
- Date et adresse du logement
- Noms et adresses du bailleur et du locataire
- Adresses postales des deux parties pour l’envoi des courriers
- Relevés de compteurs : eau froide, eau chaude, gaz, électricité
- Clés remises : nombre et type (entrée principale, boîte aux lettres, cave, parking…)
- Description pièce par pièce : état des murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements
- Photos : depuis 2016, elles sont intégrées au document et font partie intégrante de l’état des lieux
Erreur fréquente : beaucoup de gestionnaires décrivent les pièces de façon générique (« bon état », « propre ») sans détailler. En cas de litige, ces mentions vagues ne protègent personne. Préférez des descriptions précises : « rayure de 5 cm sur le mur gauche de la chambre principale, à hauteur d’interrupteur ».
L’état des lieux d’entrée vs. sortie
La comparaison entre les deux documents est la base de tout règlement de litige. Pour être exploitable, l’état des lieux de sortie doit utiliser la même structure que celui d’entrée, pièce par pièce, équipement par équipement.
Si les deux documents n’ont pas la même structure, le tribunal ne peut pas les comparer efficacement.
Le cas particulier des équipements fournis
Pour les logements meublés, la liste du mobilier et des équipements doit être annexée à l’état des lieux. L’état de chaque meuble, électroménager et équipement doit être noté. Un four qui fonctionnait à l’entrée et ne fonctionne plus à la sortie doit pouvoir être documenté.
Photos : comment les intégrer correctement
La jurisprudence est claire : les photos annexées à l’état des lieux ont une valeur probante si elles sont datées, géolocalisées (ou liées au logement de façon non ambiguë) et si leur intégrité peut être prouvée.
Les solutions papier avec photos imprimées créent des problèmes de classement et de preuve. Les solutions numériques avec horodatage et signature électronique sont désormais la norme dans les agences sérieuses.
La signature : papier ou électronique ?
La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite, à condition qu’elle soit conforme au règlement européen eIDAS. Une signature électronique qualifiée ou avancée produit une piste d’audit : qui a signé, quand, depuis quelle adresse IP, sur quel document.
En pratique, pour un état des lieux, une signature électronique avancée (niveau 2 eIDAS) est suffisante et légalement opposable.
En cas de refus de signer
Si le locataire refuse de signer l’état des lieux, vous pouvez faire appel à un huissier de justice (commissaire de justice depuis 2022). Les frais sont partagés entre bailleur et locataire.
Si le locataire n’est pas présent le jour de l’état des lieux de sortie malgré une convocation écrite, l’état des lieux peut être établi unilatéralement — mais il doit être transmis au locataire dans les délais légaux.
Ce que ça change sur le terrain
Un état des lieux bien fait ne prend pas plus de temps qu’un état des lieux bâclé. Il prend autant de temps — mais structuré différemment.
Les gestionnaires qui utilisent un outil mobile peuvent saisir directement sur place, section par section, avec les photos intégrées au document. Pas de ressaisie au bureau. Pas d’oubli de mention. Pas de photo dans un dossier introuvable trois mois plus tard.
FAQ
Est-ce que l’état des lieux est obligatoire pour une location meublée ?
Oui. L’obligation s’applique à toutes les locations d’habitation principale, meublées ou non.
Que faire si le logement a été dégradé mais que l’état des lieux d’entrée est incomplet ?
En l’absence de mentions précises à l’entrée, le logement est réputé avoir été remis en bon état. La charge de la preuve des dégradations incombe alors au propriétaire.
L’état des lieux peut-il être fait sans le locataire ?
Seulement si le locataire a été convoqué et ne s’est pas présenté. Dans ce cas, il est conseillé d’envoyer la convocation en recommandé avec AR pour preuve.
Combien de temps conserver les états des lieux ?
Au minimum 3 ans après la fin du bail (délai de prescription des actions liées à l’exécution du bail).
Avec Immofacto, l’état des lieux se fait sur mobile, hors connexion, avec photos intégrées et signature électronique. Le document est généré automatiquement et archivé dans le dossier du locataire.